VerifactGastos
Con VerifactGastos, los colaboradores, los autorizadores y los administradores pueden hacer seguimiento, organizar, presentar, aprobar, conciliar, contabilizar y analizar gastos ahorrando un 80% del tiempo del que toma hacerlo de la manera tradicional.
Gestiona autorizaciones de viaje incluyendo anticipos
Comprueba gastos con XML o sin factura en dos clics
Gestiona cajas chicas y fondos fijos sin papel
Principales Características
Con una solución todo en uno se reducen los ciclos de comprobación de gastos, se eliminan gastos duplicados, se validan fiscalmente las facturas, se evitan las capturas manuales
Acceso en la nube
Accede a la plataforma desde cualquier navegador con la tranquilidad de estar en un esquema seguro
Trámite de Anticipos
Solicita autorización para viajar, pide anticipos, tramita reservas de servicios como transporte y hotel
Validación de XML
Valida ilimitadamente CFDI’s y asegura que no existan facturas duplicadas.Comprueba también gastos sin factura
Flujos de Aprobación
Crea flujos de aprobación de manera totalmente flexible para adaptarse a las necesidades de tu operación
Notificaciones
Recibe notificaciones proactivas desde la plataforma para conocer el estatus de cada comprobación
Reportes
Con un amplio set de reportes predefinidos o realiza uno a la medida. Consulta en pantalla y exporta a tu computadora
Análisis
Ahora tendrás tiempo para analizar tendencias los gastos, centros de costo, proveedores frecuentes, etc.
Contabilización
Para contabilizar se necesita un solo clic. Al ingresar el gasto se codifica automáticamente
Interfases
La platafroma es capaz de comunicarse con cualquier ERP o ssitema contable a través de layouts, bases intermedias o API's
Facilidad de uso
Es un elemento clave para la adopción de una nueva tecnología
El desarrollo de la plataforma fue pensado, diseñado y construido pensando siempre en el usuario final, quien encontrará una interfaz sencilla e intuitiva, libre de complicaciones y con entusiasmo de usarla. Esto reduce significativamente la resistencia al cambio así como la curva de aprendizaje.
No sólo quienes viajan disfrutan de la experiencia, también los autorizadores y por supuesto las áreas de cuentas por pagar para analizar y contabilizar de manera más eficiente las comprobaciones
Cómo comprobar un gasto
Comprobar los gastos de viaje en VerifactGastos es fácil y práctico. Conoce el proceso:
Crear un reporte de gastos
Ya sea que el gasto esté justificando un anticipo o sea el caso de una solicitud de reembolso, armar la comprobación de es sencillo. Además cuenta con todos los elementos necesarios para identificar y analizar el costo total de un viaje, un centro de costos, o conceptos específicos:
-
Acceso seguro en la nube desde cualquier navegador. Aún estando de viaje
-
Asignar un nombre a la comprobación
-
Asociar la comprobación a un anticipo, en su caso
-
Cargar facturas fiscales. El XML se valida al instante y detecta si hay alguna duplicidad
-
Agregar explicaciones del gasto, ya sea en texto o en archivos
-
Prorratear entre centros de costo si es necesario
-
Determinación automática de saldos deudores o acreedores
Enviar un reporte de gastos
Sin necesidad de imprimir nada, ni facturas ni reportes, todo en línea con un sólo clic
-
Opción para agregar más archivos soporte
-
Notificaciones proactivas a los aprobadores
Autorizar un reporte de gastos
Toda la información en un mismo lugar para tomar una decisión soportada sobre si procede o no la comprobación de gastos
-
Notificaciones proactivas hacia los aprobadores y a los usuarios generadores
-
Rechazos parciales explicando la razón
-
Flujos de autorización totalmente parametrizables
Más funciones de VerifactGastos
Tramitar anticipos y reservas
Dependiendo del estilo de cada organización, VerifactGastos es parametrizable para tener funciones de solicitud de anticipos y solicitar reservaciones de servicios como transporte aéreo, terrestre, hospedaje, entre otros:
-
Configuración de políticas de tope máximo de anticipo por categoría
-
Captura de preferencias de viaje
-
Manejo de diferentes opciones de vuelos
-
Flujo de aprobación parametrizable
-
Parametrización de permisos y candados de viaje
Manejo de caja chica
Controlar adecuadamente los fondos fijos de sucursales o departamentos es de vital importancia para un sano manejo de los presupuestos. VerifactGastos permite autorizar y monitorear cada fondo fijo:
-
Asignación del responsable
-
Determinación automática de los inportes a reembolsar
-
Validación fiscal ilimitada de xml
-
Detección de duplicidades
-
Set de reportes
Llámanos para saber conocer tu problemática y juntos definir cómo podemos apoyarte
Implementar VerifactGastos es más sencillo de lo que te imaginas:
-
Tiempos de implementación mínimos
-
Curvas de aprendizaje prácticamente nulas
-
Cero resistencia al cambio
-
Sin necesidad de adquirir licencias ni software adicional como bases de datos, firewalls, certificados de seguridad, etc
-
Implementaciones siempre con acompñamiento cercano y cordial de nuestros expertos
-
Personalización de cada plataforma a tu estilo de trabajo sin necesidad de intervención técnica. Todo a tu alcance en un poderoso menú de configuraciones múltiples
Trabajar con los expertos
Nuestras implementaciones y nuestros servicios van siempre acompañados de un extraordinario equipo de profesionales
Implementación
El primer paso para la implementación de VerifactGastos es la asignación de un líder de proyecto que dará seguimiento a las siguientes actividades:
-
Apertura de instancia
-
Creación de credenciales
-
Parametrización inicial
-
Capacitación
-
Puesta en marcha
Soporte Técnico
Sabemos que en ocasiones nuestros usuarios necesitan atención, ya sea por dudas, o por alguna ocasional falla en la plataforma. Siempre habrá un equipo altamente capacitado para dar respuesta y apoyo a nuestros clientes cuando lo requieran a través de múltiples medios
-
Contacto telefónico
-
Contacto por whatsapp
-
Contacto por correo electrónico
Capacitación Continua
Todas las organizaciones son dinámicas y siempre habrá colaboradores nuevos que requieran una inducción a la plataforma. A pesar de que su uso es sumamente intutivo, acompañamos a nuestros clientes en estos aspectos:
-
Entrenamientos uno a uno
-
Entrenemientos remotos o in situ
-
Actualización de manuales
Preguntas Frecuentes
VerifactGastos optimiza el proceso de gestión de gastos de viaje y fondos fijos al eliminar las tareas manuales y propensas a errores. Al automatizar la comprobación de gastos, la integración con sistemas contables y la generación de informes, se reduce la carga administrativa, se agilizan los trámites y se mejora la eficiencia en general
La seguridad es nuestra prioridad. Nuestra plataforma cuenta con medidas de seguridad robustas para proteger la información financiera y personal de nuestros usuarios. Utilizamos tecnologías de encriptación y seguimos las mejores prácticas de seguridad para garantizar la confidencialidad y la integridad de los datos
Sí, nuestra plataforma es altamente personalizable. Adaptamos la configuración y las funcionalidades de acuerdo a las necesidades específicas de tu empresa, lo que te permite aprovechar al máximo la solución y adaptarla a tus procesos existentes sin necesidad de programaciones lentas y costosas
¡Absolutamente! Nuestra plataforma te permite realizar un seguimiento en tiempo real de los gastos presentados, los reembolsos procesados y el estado de los fondos fijos. Esto te brinda una visión actualizada y transparente de todas las transacciones financieras relacionadas con los viajes y los fondos fijos de tu empresa
Sí, nuestra plataforma está diseñada para mantener a los usuarios informados en todo momento. Puedes configurar alertas y notificaciones personalizadas para recibir actualizaciones sobre el estado de tus gastos, reembolsos, fondos fijos y otros eventos relevantes. Esto te ayuda a estar al tanto de cualquier cambio o acción que requiera tu atención
Por supuesto, podemos conectarnos a cualquier sistema transaccional de manera muy sencilla a través de API’s totalmente desarrolladas para recibir y entregar información desde y hacia donde lo requieras. Es un proceso fácil, seguro y transparente
¡Por supuesto! Nuestra plataforma cuenta con un poderoso reporteador que te permite generar reportes personalizados de acuerdo a tus necesidades específicas. Puedes seleccionar los datos y criterios que deseas incluir en el informe, lo que te permite obtener análisis detallados y visualmente atractivos para respaldar la toma de decisiones financieras